لماذا تحتاج الشركات اليوم إلى الاستثمار في برامج إلغاء البيانات المكررة

البيانات سلعة ثمينة في عالم اليوم المتقدم تقنيًا. ومع ذلك ، فإن المزيد من البيانات لا يعني دائمًا نتائج أكثر دقة. يعتبر هذا التحدي المتمثل في الحفاظ على البيانات من مصادر متعددة وفهمها أمرًا كافيًا لمنح فرق تكنولوجيا المعلومات ليالٍ بلا نوم.

فهم تكرار البيانات

إذا كنت مسؤولاً عن نقل كميات كبيرة من المعلومات ، فربما تكون قد سمعت عن مصطلح "تكرار البيانات". إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإليك تعريفًا واضحًا لما يعنيه ذلك.

يعد تكرار البيانات مشكلة شائعة في قواعد البيانات حيث يتم تكرار البيانات بسبب حالات متعددة - مما يعني وجود أكثر من نسخة واحدة من المعلومات في كيان معين. على سبيل المثال ، يمكن تكرار معلومات الكيان "أ" خمس مرات على الأقل داخل مصدر في كل مرة يقومون فيها بالتسجيل في خدمة باستخدام بريد إلكتروني مختلف. ينتج عن هذا النوع من تكرار البيانات تقارير منحرفة ويؤثر على اتخاذ القرارات التجارية. عندما تعتقد المؤسسة أن لديها 10 مستخدمين فريدين ، فقد تكون في الواقع 4 مستخدمين فريدين فقط.

يعد تكرار البيانات مكلفًا لأنه يؤثر على عمليات الأعمال ، ويسبب بيانات إحصائية معيبة ، ويجبر الموظفين على قضاء وقتهم في حل مشكلات البيانات العادية بدلاً من التركيز على المهام الإستراتيجية.

يعتبر تكرار البيانات هو السبب الجذري لسوء جودة البيانات لأنه يمكن أن يزيد بشكل كبير من تكاليف التشغيل ، ويؤدي إلى عدم الكفاءة ويقلل من الأداء.

وفقًا لـ Gartner ، تفشل 40٪ من مبادرات الأعمال بسبب رداءة جودة البيانات .

يمكن أن تكون الازدواجية عقبة شديدة في جهود التحول الرقمي. تخيل هذا ، فأنت جاهز تمامًا للانتقال إلى CRM جديد عندما تدرك أن بياناتك غير دقيقة وغير صالحة وغالبًا ما تكون زائدة عن الحاجة! على الرغم من أنك قد تميل إلى الانتقال إلى CRM على أي حال ، فأنت تعلم أنه سيتعين على موظفيك قضاء بعض الوقت في إصلاح هذه المشكلات على النظام الجديد بدلاً من الاستفادة من CRM كما كان مقصودًا.

إذن ما الذي يسبب رداءة جودة البيانات؟ بعض الأسباب الشائعة هي:

تشمل أسباب ضعف جودة البيانات ما يلي:

• عدة مستخدمين يدخلون إدخالات مختلطة
• الإدخال اليدوي من قبل الموظفين
• إدخال البيانات من قبل العملاء
• مشاريع ترحيل البيانات وتحويلها
• تغيير في التطبيقات والمصادر
• أخطاء النظام

لماذا الازدواجية أمر لا مفر منه؟ فيما يلي بعض الأمثلة.

1. قد يحتوي نظام البريد الإلكتروني النموذجي على 100 مثيل من نفس النسخة التي تتطلب مساحة تخزين إضافية.
2. يمكن للمستخدم نفسه إدخال إدخالات متعددة في أماكن مختلفة من خلال نموذج يمكننا من خلاله مواجهة مشكلات الأداء.
3. يمكن أن يكون المثال الأكثر تعقيدًا لمؤسسة مرتبطة بفواتير فوترة تتكون من سجلات مكالمات متعددة. قد يؤدي هذا إلى اتصالات سيئة وغير موثوقة.
4. قد يقدم نظام مصدر المعاملات مثيلات متعددة لسجل مكرر (أو ثلاث نسخ) يمكن أن يزيد من خطر إساءة فهم البيانات ضمن مجموعة بيانات وسيكون حسابها غير صحيح.
5. يمكن إنشاء سجلات مكررة للمرضى من قبل طاقم المستشفى الفني الذي يمكن أن يعكس التكلفة ، مثل الوقت الذي يقضيه في تحديد موقع السجل الأصلي ومشاكل الفواتير.

تنفيذ عملية إلغاء البيانات المكررة

إلغاء البيانات المكررة هي عملية يتم من خلالها التخلص من النسخ المكررة من البيانات. عادةً ما يتم استخدام برنامج إزالة البيانات المكررة لتحليل المصادر والعثور على التكرارات من خلال وظيفة مطابقة. بمجرد إزالته ، يمكن تجهيزه للاستخدام المقصود.

أمثلة على نسخ البيانات وإلغاء البيانات المكررة

لنأخذ مثال تاجر تجزئة للتجارة الإلكترونية يحتفظ بقاعدة بيانات على مستوى المؤسسة. لدى الشركة مئات الموظفين الذين يدخلون المعلومات بشكل منتظم. يعمل هؤلاء الموظفون مع شبكة متنامية باستمرار من الموردين وموظفي المبيعات والدعم الفني والموزعين. مع حدوث الكثير ، تحتاج الشركة إلى طريقة أفضل لفهم المعلومات التي لديها حتى يتمكنوا من القيام بعملهم بكفاءة.

لنفترض أن هناك وكيلين - أحدهما في المبيعات والآخر في الدعم الفني ، يتعاملان مع عميل واحد - باتريك لويس. بسبب الخطأ البشري أو استخدام أنظمة متعددة ، ينتهي الأمر بكلا الموظفين في الإدارات المختلفة بإدخال قطعتين من البيانات.

من المهم ملاحظة أن الأسماء تعاني أكثر من غيرها من الأخطاء - الأخطاء المطبعية والتماثيل المتجانسة والاختصارات وما إلى ذلك ، هي المشاكل الأكثر شيوعًا التي ستجدها في حقل [الاسم].

بيانات غير صالحة (فرد واحد ، إدخالان):

الاسم الكامل العنوان البريد الإلكتروني

Pat Lewis House C 23، NYC، 10001 any @ email (dot) com

باتريك لويس سي -23 ، شارع بلوبيري ، مدينة نيويورك (خالية)

البيانات بعد إلغاء البيانات المكررة (فرد واحد ، إدخال واحد):

الاسم الكامل العنوان البريد الإلكتروني

باتريك لويس سي -23 ، شارع بلوبيري ، مدينة نيويورك ، 10001 any @ email (dot) com

كما ترى ، يمكن أن تحدث أنواع مختلفة من الأخطاء نتيجة لخطأ بشري عن طريق الإدخال اليدوي:

• الأسماء التي بها أخطاء إملائية - بات ، باتريك ، باتريك ، إلخ.
• التباين في العناوين - البيت C 23 ، C-23 ، البيت رقم C 23 ، إلخ.
• الاختصارات والمدن - مدينة نيويورك ، مدينة نيويورك
• الرموز البريدية المفقودة - 10001
• القيم المفقودة - يحتوي أحد الإدخالات على بريد إلكتروني والآخر لا يحتوي على بريد إلكتروني
• و اكثر

تحتاج إلى تحويل هذه البيانات القذرة (غير الدقيقة والمكررة) إلى بيانات قابلة للاستخدام يمكن الوصول إليها من قبل جميع الإدارات دون الحاجة إلى تسليم المهمة إلى قسم تكنولوجيا المعلومات في كل مرة. قد يكون عدم الوصول إلى البيانات الصحيحة مكلفًا لعملك.

حلول لمشاكل تكرار البيانات

كيف يمكنك حل مشكلات جودة البيانات ، خاصة مع استمرار نمو عملك وتوسيع نطاقه؟ هناك طريقتان للذهاب حول هذا الموضوع:

1. استعن بفريق داخلي من متخصصي البيانات يمكنهم تطوير حل لك.

ضع في اعتبارك الحصول على برنامج إزالة البيانات المكررة الذي تم تجربته واختباره لجهة خارجية والذي يمكنه تنظيف قاعدة البيانات الخاصة بك.

كما ذكرنا من قبل ، هناك خياران لتنظيف البيانات القذرة.

استعن بفريق من المطورين / مواهب البيانات داخل الشركة للتنظيف يدويًا

الشركات التي تتردد في الاستثمار في التكنولوجيا تفضل الخيار الأول. يتم توجيه التفكير العملي لهذه الشركات من خلال الحاجة إلى توفير التكاليف على المدى القصير ، والتفكير في إمكانية الحفاظ على جودة البيانات بشكل دوري. في مثل هذا السيناريو ، تصبح مطابقة البيانات وتنقيتها عملية تستغرق وقتًا طويلاً ، وتتطلب الكثير من العمل اليدوي لإصلاح البيانات.

بالإضافة إلى ذلك ، أصبح من الصعب بشكل متزايد العثور على شخص مناسب لعملك ويستغرق وقتًا طويلاً ، وهذا يعني أنه قد يتم تعليق جزء معين من العملية حتى يتم تعيين محترف.

على المدى الطويل ، تتطلب حلول الإصلاح السريع اليدوية والمؤقتة والدورية هذه مطورين ومتخصصين ، في حالة تأهب للمفسد ، ليسوا رخيصين كما كانوا يعتقدون.

استثمر في برنامج إزالة البيانات المكررة المتاح تجاريًا

أثبت برنامج إزالة البيانات المكررة (ويسمى أيضًا برنامج مطابقة البيانات) أنه يتمتع بدقة مطابقة أعلى (85-96٪) من فريق داخلي من متخصصي البيانات (65-85٪). يتم اختبار هذه الحلول في مجموعة متنوعة من السيناريوهات وتتميز بخوارزميات ذكية تنظف الصفوف في جزء صغير من الوقت الذي قد تستغرقه عيون البشر للنظر فيها جميعًا. ما قد يستغرق عادةً شهورًا يمكن حله في غضون دقائق.

علاوة على ذلك ، يسمح برنامج إلغاء البيانات المكررة الأكثر شيوعًا اليوم بالتكامل مع قواعد البيانات الخاصة بك ، مما يعني أنه يمكنك أتمتة التنظيف في الوقت الفعلي باستخدام ميزات تنسيق سير العمل.

لتلخيص ذلك ، فإن إزالة البيانات المكررة هي تقنية:

· يزيل نسخ البيانات المماثلة من مختلف قواعد البيانات والمصادر الأخرى.

· يضمن قاعدة بيانات مبسطة وسليمة.

أفكار ختامية

تحتاج شركات اليوم إلى إدراك أن الجودة المحسنة تؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل عبر مؤسستك. لكي تكون ملائمًا وتنافسيًا ، يجب أن تستثمر في برنامج إلغاء البيانات المكررة الصحيح.